‘Ottimizzare la gestione dei documenti nell’Amministrazione’

«La gestione documentale dell’Amministrazione cantonale deve essere più efficace ed efficiente, e quindi deve essere ottimizzata». Ha le idee in chiaro il deputato del Centro Claudio Isabella, che in questo senso ha inoltrato un’iniziativa parlamentare – cofirmata da almeno un esponente di tutti i partiti rappresentati in Gran Consiglio tranne HelvEthica ed Mps – che chiede passi avanti proprio in questa direzione. “Tutti noi, troppo spesso, abbiamo sentito dire da qualcuno la frase ‘Ma quel documento l’ho già inviato al Cantone’”, esordisce nell’atto parlamentare Isabella. E “per questo motivo, desideriamo sollevare un problema che coinvolge cittadini e imprese del Canton Ticino impegnati in pratiche amministrative con lo Stato”.

Attualmente, scrive infatti Isabella, “le condizioni vigenti non permettono ai funzionari di condividere i dossier e i documenti di cittadini e imprese. Di conseguenza, si verifica frequentemente che gli stessi debbano inviare lo stesso documento più volte all’amministrazione cantonale. In alcuni casi, lo stesso documento è già stato inviato all’ufficio accanto. Questa situazione crea un oneroso scambio di lettere, incomprensioni e perdite di tempo oltre che maggiori costi (carta e Posta peraltro sono in continuo aumento) sia per i cittadini, sia per lo Stato”.

Per questo motivo, Isabella e cofirmatari, reputano “necessario intervenire in modo tempestivo e concreto in modo da portare benefici a tutte le parti in causa, sia in efficacia ed efficienza nel trattare i dossier che in termini finanziari”. Con questa iniziativa si chiede quindi al Consiglio di Stato di trovare, in breve tempo, una soluzione che permetta all’amministrazione cantonale di dotarsi di: norme legali (Privacy), strumenti informatici (implementando dei sistemi di condivisione “share”) e anche procedure e processi (definendo chi e come può accedere ai documenti) in modo che i documenti possano essere condivisi trasversalmente (sia a livello di uffici che di Dipartimenti)”.

Ogni funzionario, “nel rispetto della Legge in vigore, in particolare la nuova Legge sulla protezione dei dati (nLPD), dovrebbe poter visionare e utilizzare i documenti pertinenti alla propria professione. Questo migliorerebbe l’efficacia ed efficienza nel trattare i dossier e ridurrebbe i costi sia per i cittadini che per lo Stato”.

Il nodo della privacy

Interpellato da ‘laRegione’ Isabella sottolinea come «partiamo dal presupposto che ci sia una certa indifferenza da combattere, un’indifferenza che come conseguenza ha più costi per Stato, cittadini e imprese e il tempo perso per cercare, inoltrare e aspettare documenti identici a quelli già in possesso in altri uffici dell’Amministrazione». Certo, la questione della privacy si pone: chi e come può accedere ai documenti già in possesso di un altro ufficio o presenti in un’altra pratica? «Per questo chiediamo di definire chi, dove e in che modo potrà avere l’accesso. L’iniziativa è volutamente generica per dare modo al Consiglio di Stato di trovare la soluzione migliore e più applicabile. Un suggerimento che possiamo dare è quello di far scrivere, ad esempio in una domanda di prestazioni complementari, l’autorizzazione a usare quel determinato documento anche per altri scopi o servizi legati all’Amministrazione».

A firmare con Isabella sono stati Gianluca Padlina e Maurizio Agustoni per il Centro, Andrea Rigamonti per il Plr, Roberta Soldati per l’Udc, Alessandro Mazzoleni per la Lega, Danilo Forini per il Ps, Evaristo Roncelli per Avanti, Nara Valsangiacomo per i Verdi, Maura Mossi Nembrini per Più donne e Lea Ferrari per il Pc. «Vuol dire che è davvero un problema vissuto da tutti, e si condivide la necessità di porvi rimedio – commenta il primo firmatario –. È interesse di tutti avere più efficacia ed efficienza da parte dell’Amministrazione».